S.O.P

Standar Operasional Prosedur (SOP) Perpustakaan Kota Yogyakarta

Pendahuluan

Perpustakaan Kota Yogyakarta sebagai lembaga pelayanan publik memiliki tanggung jawab untuk memberikan akses informasi dan pengetahuan kepada masyarakat. SOP ini bertujuan untuk memberikan pedoman yang jelas mengenai prosedur operasional di perpustakaan, mulai dari layanan peminjaman buku, pengembalian, penggunaan fasilitas, hingga prosedur administrasi lainnya. Dengan adanya SOP ini, diharapkan pengelolaan Perpustakaan Kota Yogyakarta dapat berjalan secara terstruktur, efisien, dan memberikan layanan terbaik bagi pengunjung.

1. Pendaftaran Anggota

Tujuan: Menjamin setiap pengunjung yang ingin memanfaatkan layanan perpustakaan terdaftar sebagai anggota dengan identitas yang jelas.

Prosedur:

  1. Pengunjung mengisi formulir pendaftaran anggota yang dapat diambil di loket pendaftaran.
  2. Menyerahkan fotokopi identitas diri (KTP/SIM/Paspor) atau kartu pelajar bagi siswa/mahasiswa.
  3. Menyerahkan fotokopi bukti alamat tempat tinggal (seperti tagihan listrik atau surat keterangan domisili).
  4. Petugas memverifikasi data yang diserahkan oleh pengunjung.
  5. Anggota yang sudah terdaftar akan mendapatkan kartu anggota perpustakaan.
  6. Kartu anggota harus selalu dibawa saat berkunjung ke perpustakaan untuk memudahkan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

Waktu Proses: 10-15 menit per pendaftaran.

2. Peminjaman Buku

Tujuan: Memberikan fasilitas peminjaman buku kepada anggota yang terdaftar untuk keperluan membaca atau riset pribadi.

Prosedur:

  1. Anggota datang ke meja sirkulasi dan menunjukkan kartu anggota kepada petugas.
  2. Anggota memilih buku yang ingin dipinjam di area koleksi.
  3. Buku yang dipilih diperiksa kondisi dan ketersediaannya oleh petugas.
  4. Anggota menyerahkan buku yang ingin dipinjam dan kartu anggota untuk diproses.
  5. Petugas melakukan peminjaman dengan mencatat data buku, nama anggota, dan tanggal jatuh tempo peminjaman di sistem komputer perpustakaan.
  6. Anggota menerima bukti peminjaman berupa struk atau tiket peminjaman yang mencantumkan informasi buku yang dipinjam dan tanggal pengembalian.
  7. Batas waktu peminjaman adalah 14 hari, namun dapat diperpanjang sesuai kebijakan.

Batas Peminjaman:

  • Maksimal 5 buku untuk kategori umum.
  • Maksimal 2 buku untuk kategori referensi atau buku langka.

3. Pengembalian Buku

Tujuan: Mengatur prosedur pengembalian buku agar proses administrasi berjalan dengan baik dan buku kembali ke rak untuk dipinjam oleh pengunjung lain.

Prosedur:

  1. Anggota membawa buku yang akan dikembalikan ke meja sirkulasi.
  2. Anggota menunjukkan kartu anggota kepada petugas.
  3. Petugas memverifikasi buku yang dikembalikan sesuai dengan data peminjaman.
  4. Buku diperiksa kondisinya oleh petugas. Jika buku rusak atau hilang, anggota diwajibkan mengganti buku dengan buku yang sama atau sesuai dengan harga buku tersebut.
  5. Buku diterima oleh petugas dan dicatat dalam sistem komputer untuk menandai bahwa buku sudah dikembalikan.
  6. Anggota menerima struk pengembalian sebagai bukti bahwa buku telah dikembalikan tepat waktu.

Batas Pengembalian: Buku harus dikembalikan tepat waktu sesuai dengan tanggal yang tertera di tiket peminjaman. Keterlambatan akan dikenakan denda.

Denda Keterlambatan:

  • Rp 500,- per buku per hari keterlambatan.

4. Penggunaan Fasilitas Komputer dan Internet

Tujuan: Menyediakan fasilitas komputer dan akses internet untuk mendukung kegiatan pembelajaran, riset, atau pengembangan diri pengunjung.

Prosedur:

  1. Anggota yang ingin menggunakan komputer atau fasilitas internet mengisi formulir permintaan penggunaan fasilitas.
  2. Petugas memverifikasi keanggotaan dan memberikan akses kepada anggota untuk menggunakan komputer sesuai dengan ketersediaan.
  3. Pengguna komputer dapat mengakses berbagai aplikasi untuk membaca e-book, menelusuri informasi, atau mengerjakan tugas.
  4. Penggunaan internet diatur dalam waktu maksimal 2 jam untuk setiap pengguna, agar dapat memberikan kesempatan kepada pengunjung lain.
  5. Pengunjung dilarang mengakses situs-situs yang tidak sesuai dengan ketentuan perpustakaan, seperti konten yang tidak bermoral atau tidak relevan dengan kegiatan pendidikan.

Waktu Penggunaan Fasilitas: 9:00-15:00, dengan jam operasional Senin hingga Sabtu. Minggu dan hari libur nasional perpustakaan tutup.

5. Pencarian Buku dan Informasi Digital

Tujuan: Membantu pengunjung dalam menemukan buku dan bahan bacaan yang mereka cari, baik secara fisik maupun digital.

Prosedur:

  1. Pengunjung menggunakan mesin pencarian katalog online atau bertanya kepada petugas referensi untuk mencari buku atau bahan bacaan yang dibutuhkan.
  2. Petugas atau sistem perpustakaan akan membantu pengunjung menemukan lokasi buku di rak atau memberi informasi tentang ketersediaan buku digital.
  3. Pengunjung dapat mengakses koleksi e-book, jurnal digital, atau database penelitian yang tersedia untuk pembelajaran atau penelitian lebih lanjut.
  4. Jika buku atau bahan bacaan tidak tersedia, petugas akan memberikan informasi mengenai pemesanan atau pemberitahuan saat buku tersedia.

Waktu Proses: Pencarian buku biasanya memakan waktu 5-10 menit tergantung ketersediaan data.

6. Program Literasi dan Kegiatan Edukasi

Tujuan: Meningkatkan literasi masyarakat melalui berbagai program yang diadakan oleh perpustakaan.

Prosedur:

  1. Pengunjung dapat mengikuti program literasi dan pelatihan yang diumumkan oleh perpustakaan melalui media sosial, papan pengumuman, atau situs web perpustakaan.
  2. Setiap kegiatan literasi seperti pembacaan cerita, lomba menulis, seminar, atau workshop, memerlukan pendaftaran sebelumnya melalui formulir yang disediakan.
  3. Pengunjung yang telah mendaftar akan menerima informasi mengenai jadwal dan ketentuan kegiatan.
  4. Petugas bertanggung jawab untuk memfasilitasi kegiatan literasi dengan menyediakan materi, pembicara, dan alat yang diperlukan.
  5. Setelah kegiatan selesai, peserta dapat memberikan umpan balik tentang pengalaman mereka melalui survei kepuasan.

Waktu Proses Kegiatan: Waktu kegiatan bervariasi tergantung jenis program (biasanya antara 1-3 jam).

7. Pemeliharaan dan Pengelolaan Koleksi Buku

Tujuan: Memastikan koleksi buku di perpustakaan selalu terawat, terorganisir, dan up-to-date.

Prosedur:

  1. Setiap buku yang masuk ke koleksi perpustakaan akan diperiksa dan diberi label atau barcode untuk pencatatan.
  2. Petugas melakukan pemeliharaan buku secara berkala, seperti membersihkan rak, mengatur ulang koleksi, dan memperbaiki buku yang rusak.
  3. Buku yang usang atau tidak relevan dengan kebutuhan pengunjung akan dikeluarkan dari koleksi dan digantikan dengan buku baru.
  4. Pengunjung dapat memberikan masukan atau rekomendasi buku yang dibutuhkan untuk penambahan koleksi.

8. Keamanan dan Pengawasan

Tujuan: Menjaga keamanan pengunjung dan koleksi buku di dalam perpustakaan.

Prosedur:

  1. Setiap pengunjung diwajibkan untuk melakukan pemeriksaan barang bawaan di pintu masuk.
  2. Petugas keamanan bertugas untuk mengawasi area perpustakaan dan memastikan tidak ada tindakan merusak atau mencuri koleksi buku.
  3. Pengunjung yang merusak atau membawa keluar buku tanpa izin akan dikenakan sanksi sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
  4. Semua tindakan yang mencurigakan atau tidak sesuai dengan ketentuan harus segera dilaporkan kepada petugas keamanan atau kepala perpustakaan.

Waktu Pengawasan: Setiap saat selama jam operasional perpustakaan.

Kesimpulan

SOP ini dirancang untuk memastikan layanan di Perpustakaan Kota Yogyakarta berjalan dengan tertib, efisien, dan memberikan pengalaman yang baik bagi pengunjung. Dengan prosedur yang jelas dan sistematis, perpustakaan dapat meningkatkan kualitas layanannya serta memastikan bahwa setiap pengunjung mendapatkan akses yang adil dan sesuai dengan kebutuhan mereka.